Охрана труда в офисе: особенности для административного персонала и удаленных сотрудников

Работодатели производственных предприятий редко сомневаются в необходимости системной работы по охране труда. Офисные компании нередко считают иначе: сотрудники сидят за компьютерами, явных опасностей нет, значит, охрана труда — формальность.

Это заблуждение дорого обходится при проверке ГИТ. Раздел X Трудового кодекса РФ не содержит исключений для административного персонала. Требования об обучении, инструктажах, СОУТ, обеспечении СИЗ и организации рабочих мест распространяются на всех работодателей вне зависимости от вида деятельности и численности персонала. Офисная компания с десятью сотрудниками несёт те же обязанности, что и производственное предприятие — разница только в перечне применимых нормативных требований.

Законодательная база: какие нормы применяются к офисным работникам

Охрана труда в офисе регулируется несколькими уровнями нормативных актов.

СОУТ обязательна для всех рабочих мест, включая офисные. Исключение установлено статьёй 3 Федерального закона № 426-ФЗ: СОУТ не проводится только для надомников, дистанционных работников и работников, вступивших в трудовые отношения с работодателями — физическими лицами, не являющимися индивидуальными предпринимателями, или с работодателями — религиозными организациями, зарегистрированными в соответствии с федеральным законом, на рабочих местах  государственных гражданских служащих и муниципальных служащих (МВД, ФСИН, Росгвардия и д.р.). Так же СОУТ не проводится на вакантных рабочих местах.

Особенности проведения СОУТ на офисных рабочих местах

На офисных рабочих местах при проведении специальной оценки условий труда (СОУТ) вредные и опасные производственные факторы могут не идентифицироваться по нескольким причинам, связанным с особенностями методологии и нормативными ограничениями.

Ограничения классификатора вредных и опасных факторов

Ключевая причина — наличие «отсекающих сносок» в классификаторе вредных и опасных производственных факторов (приложение 2 к приказу Минтруда РФ от 24.01.2014 №33н). Эти примечания содержат условия, при которых фактор не может быть признан потенциально вредным или опасным. Например:

• Неионизирующие излучения (электромагнитные поля от компьютеров и офисной техники) не идентифицируются как вредные на рабочих местах, где сотрудники работают за компьютером или используют другое офисное оборудование. Это означает, что даже если на рабочем месте есть ПК, измерения электромагнитных полей в рамках СОУТ обычно не проводятся.
• Микроклимат оценивается только на рабочих местах, расположенных в закрытых производственных помещениях, где имеется оборудование, являющееся искусственным источником тепла (холода), за исключением климатического оборудования, предназначенного для создания комфортных условий труда.
• Шум измеряется, только если на рабочем месте есть производственное оборудование, являющееся источником шума.
• Напряжённость труда оценивается при выполнении работ по диспетчеризации производственных процессов, в том числе конвейерного типа, на рабочих местах операторов технологического (производственного) оборудования, при управлении транспортными средствами. Для обычных офисных работников (бухгалтеров, менеджеров и т. п.) этот фактор часто не рассматривается.
• Тяжесть труда оценивается на рабочих местах, где работники выполняют работы по поднятию и переноске грузов вручную, работают в вынужденном положении или положении «стоя», при перемещении в пространстве. В типичных офисных условиях такие нагрузки обычно отсутствуют.

Декларирование рабочих мест

Если по результатам СОУТ на офисном рабочем месте не выявлены вредные и опасные факторы и условия труда отнесены к классу 1 или 2, работодатель подаёт декларацию соответствия условий труда государственным нормативным требованиям в территориальный орган ГИТ. Существует исключения из данного правила – рабочие места, которые являются «Списочными» не могут быть задекларированы, даже при классах условий труда на них 1 (оптимальный) и 2 (допустимый)

При подаче декларации — она (декларация) является бессрочной, в случае сохранения условий труда на соответствующем (-их) рабочем (-их) месте (-ах).

Периодичность СОУТ

По общему правилу специальную оценку условий труда (СОУТ) на рабочем месте проводят не реже чем один раз в пять лет, исключением являются задекларированные рабочие места, СОУТ на которых действует пока действительна декларация (*бессрочно).

Внеплановая СОУТ проводится в течение 12 месяцев при вводе новых рабочих мест (включая изменение места работы), изменении технологического процесса, замене оборудования, изменении применяемых материалов, а также после несчастного случая или случая профессионального заболевания, по предписанию ГИТ.

Обучение и инструктажи для административного персонала

Пунктом 4 постановления Правительства РФ № 2464 от 24.12.2021г. установлено, что  Обучение по охране труда осуществляется в ходе проведения:

Инструктаж по охране труда

1. Вводный инструктаж по охране труда проводится до начала выполнения трудовых функций для вновь принятых работников и иных лиц, участвующих в производственной деятельности организации, т.е. работникам из числа административно-технического персонала данный инструктаж необходим.
2. Первичный инструктаж по охране труда на рабочем месте, проводится для всех работников организации до начала самостоятельной работы, при этом п.13 постановления № 2464 установлено допущение освобождения от инструктажа по охране труда и казалось бы, что офисных работников можно освободить от прохождения первичного инструктажа, но на практике найти такие рабочие места, для которых оформлена документацию по охране труда, так что бы административно-технический персонал освободить от прохождения инструктажа – не возможно. Специалисты нашей группы компаний не рекомендуют освобождать от прохождения инструктажа на рабочем месте работников из числа административно-технического персонала (офисных работников).
3. Повторный инструктаж по охране труда на рабочем месте – проводится со всеми работниками, проходящими первичный инструктаж, при этом для административно-технического персонала повторный инструктаж мы рекомендуем проводить не реже 1 раза в 6 месяцев.
4. Внеплановый инструктаж по охране труда – по необходимости, чаще всего для административных (офисных) работников внеплановый инструктаж по охране труда проводится по предписаниям надзорных органов, правда бывают и исключения, определенные п. 16 постановления № 2464.
5. Целевой инструктаж по охране труда для офисных сотрудников может проводится при участии указанных сотрудников в ликвидации последствий чрезвычайных ситуаций.

Стажировка на рабоче месте

Административно-технический (офисный) персонал практически всегда освобождается от стажировки на рабоче месте, но бывают исключения, когда офисные работники задействованы дополнительно (вне офиса) на работах повышенной опасности.

Обучение по оказанию первой помощи пострадавшим

Для офисных сотрудников отдельно законодательством не предусмотрено проведение обучения по оказанию первой помощи пострадавшим, но есть исключения, определенные п. 33 постановления № 2464.

Например ответственного за проведение инструктажа по охране труда (даже если это офисный сотрудник) нельзя освободить от прохождения обучения по оказанию первой помощи пострадавшим, при этом указанное обучение ответственное лицо должно пройти в организации или у индивидуального предпринимателя, оказывающего услуги по обучению работодателей и работников вопросам охраны труда.

Обучение по использованию (применению) средств индивидуальной защиты

Офисный персонал практически всегда освобождается от прохождения обучения по использованию (применению) средств индивидуальной защиты, исключение – те работники, которые выполняют работы требующие применения СИЗ.

Пример – для работников строительной организации, применяющих вне офиса (работник тех. надзора на строительном объекте) СИЗ – каску защитную, необходимо проведение обучения по использованию (применению) СИЗ.

Обучение требованиям охраны труда

В соответствии с требованиями п.п. 46 и 53 постановления № 2464 для офисных работников предусмотрено проведение обучения требованиям охраны труда по программе обучения безопасным методам и приемам выполнения работ при воздействии вредных и (или) опасных производственных факторов, источников опасности, идентифицированных в рамках специальной оценки условий труда и оценки профессиональных рисков, при этом п. 54 постановления № 2464 установлено допущение освобождения от прохождения обучения требованиям охраны труда по программе «б» п. 46 постановления № 246, но и как при проведении инструктажа есть ряд определенных условий, соблюсти которые, для освобождения офисных работников от указанного обучения, практически не возможно.

Мы так же не рекомендуем освобождать «офисников» от указанного обучения.

Обезопасьте себя от штрафов и внеплановых проверок ГИТ

• Актуальные учебные программы
• Опытные преподаватели
• Cкидки при корпоративном обучении персонала по охране труда.

Подробнее

Кто из офисных работников обязан пройти обучение в учебном центре

Согласно Постановлению № 2464, в организации или у индивидуального предпринимателя, оказывающих услуги по обучению работодателей и работников вопросам охраны труда обучаются:

1. Руководитель организации
2. Заместители руководителя, курирующие вопросы охраны труда
3. Руководители структурных подразделений
4. Специалисты служб охраны труда
5. Члены комиссий по проверке знаний требований охраны труда

Рядовые офисные сотрудники, не входящие в перечисленные категории, проходят обучение внутри организации — при условии, что у работодателя создана комиссия по проверке знаний из числа сотрудников обученных в учебном центре (аккредитованной организации).

Требования к рабочему месту в офисе: освещение, микроклимат, эргономика

При этом законодательством установлена обязанность юридических лиц по обеспечению контроля за соблюдением санитарных правил, гигиенических нормативов и выполнением санитарно-профилактических мероприятий – производственному контролю (СП 2.2.3670-20)

Работа с ПЭВМ: режим труда и отдыха

С 2021 г. нормами действующего законодательства не установлена обязанность работодателя предоставлять технологические перерывы работникам в связи с работой за компьютером.

Согласно части первой ст. 109 ТК РФ на отдельных видах работ предусматривается предоставление работникам в течение рабочего времени специальных перерывов, обусловленных технологией и организацией производства и труда (далее — технологические перерывы). При этом виды этих работ, продолжительность и порядок предоставления таких перерывов устанавливаются правилами внутреннего трудового распорядка.

В силу названной нормы закон наделяет работодателя правом самостоятельно определять перечень работ, при выполнении которых сотрудникам предоставляются технологические перерывы. При этом предоставление таких перерывов может быть обусловлено как спецификой производства, так и организацией труда на конкретном предприятии.

Охрана труда удалённых сотрудников: полный разбор

Глава 49.1 ТК РФ, введённая Федеральным законом № 407-ФЗ, существенно изменила регулирование дистанционной работы и одновременно ограничила обязанности работодателя в сфере охраны труда по отношению к удалённым сотрудникам.

Что работодатель обязан обеспечить для дистанционных работников

Статья 312.7 ТК РФ устанавливает перечень обязанностей работодателя по охране труда в отношении дистанционных работников:

• Расследование и учёт несчастных случаев — в полном объёме, аналогично офисным работникам
• Выполнение предписаний ГИТ — при проведении проверок
• Обязательное социальное страхование от несчастных случаев и профессиональных заболеваний
• Ознакомление дистанционного работника с требованиями охраны труда при работе с оборудованием и средствами, предоставленными работодателем

От чего работодатель освобождён

Статья 312.7 ТК РФ прямо освобождает работодателя от следующих обязанностей в отношении дистанционных работников:

СОУТ и дистанционные работники

Пункт 3 статьи 3 Федерального закона № 426-ФЗ прямо исключает рабочие места дистанционных работников из сферы применения СОУТ. Это означает: работодатель не обязан проводить СОУТ для дистанционного работника, и никакого нарушения при её отсутствии нет.

Исключение: если дистанционный работник периодически работает в офисе работодателя, его рабочее место в офисе подлежит СОУТ на общих основаниях.

Обучение дистанционных работников

Постановление Правительства № 2464 не содержит исключений для дистанционных работников в части обучения по охране труда. Вводный инструктаж, обучение по оказанию первой помощи, обучение по охране труда — всё это проводится в полном объёме. Обучение дистанционного работника допускается в дистанционном формате с использованием электронного обучения.

Трудовой договор о дистанционной работе

Трудовой договор с дистанционным работником должен содержать:

• Указание на дистанционный характер работы (постоянный или временный)
• Порядок взаимодействия работника и работодателя
• Режим рабочего времени (если он отличается от общего у работодателя)
• Порядок предоставления оборудования и возмещения расходов работника

Отсутствие в договоре условия о дистанционном характере работы означает, что работник формально считается офисным — со всеми вытекающими обязанностями работодателя по охране труда.

Несчастный случай с удалённым работником: порядок расследования

Расследование несчастных случаев с дистанционными работниками — одна из наиболее сложных практических задач в охране труда.

Практическая сложность: место работы дистанционного сотрудника работодателю нередко неизвестно — работник может работать из кафе, библиотеки, другого города. Это создаёт трудности при расследовании и оспаривании страхового случая в ФСС.

Ответственность работодателя за нарушения охраны труда в офисе

Административная ответственность за нарушения охраны труда в офисе идентична ответственности производственных предприятий — статья 5.27.1 КоАП РФ не разделяет работодателей по виду деятельности.

1. Нарушение требований охраны труда (ч. 1 ст. 5.27.1): Должностное лицо — 2 000–5 000 руб., организация — 50 000–80 000 руб.
2. Непроведение СОУТ (ч. 2 ст. 5.27.1): Должностное лицо — 5 000–10 000 руб., организация — 60 000–80 000 руб.
3. Допуск к работе без обучения и проверки знаний (ч. 3 ст. 5.27.1): Должностное лицо — 15 000–25 000 руб., организация — 110 000–130 000 руб.
4. Повторные нарушения (ч. 5 ст. 5.27.1): Должностное лицо — 30 000–40 000 руб. или дисквалификация до 3 лет, организация — 100 000–200 000 руб.
5. При несчастном случае со смертельным исходом ответственность переходит в уголовную плоскость — статья 143 УК РФ предусматривает лишение свободы на срок до пяти лет.

Что проверяет ГИТ в офисных компаниях

При плановой проверке офисной организации инспектор ГИТ запрашивает:

• Положение о СУОТ и политику в области охраны труда
• Приказ о назначении ответственного за охрану труда или договор на аутсорсинг
• Результаты СОУТ с декларацией соответствия
• Журналы вводного инструктажа и обучения
• Удостоверения об обучении руководителей и специалистов
• Трудовые договоры с дистанционными работниками (при их наличии)
• Инструкции по охране труда для всех должностей

Охрана труда в офисе — не упрощённая версия производственной охраны труда, а полноценная система с собственной спецификой. Административный персонал работает с ПЭВМ в условиях повышенной напряжённости, дистанционные сотрудники создают новые юридические вопросы, которые законодатель урегулировал лишь частично. Разобраться в актуальных требованиях, провести СОУТ, выстроить документацию и подготовиться к проверке ГИТ помогает профессиональное сопровождение — без найма штатного специалиста и без риска пропустить изменения в нормативной базе.

Автор статьи:

Вересов О.В.